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Partie 1 : Organisation et accès à l'information

1. Vos documents sont-ils centralisés dans un outil unique ?

Oui, dans une solution GED professionnelle Partiellement, dans un drive ou serveur partagé Non, ils sont dispersés entre ordinateurs, mails et papiers

2. En moyenne, combien de temps mettez-vous pour retrouver un document précis ?

Moins de 30 secondes Entre 1 et 5 minutes Parfois plus de 10 minutes (ou jamais…)

3. Avez-vous mis en place un système de nommage et de classement homogène ?

Oui, strict et suivi par tous Il existe mais il n’est pas toujours respecté Non, chacun classe comme il veut

Partie 2 : Sécurité et conformité

4. Avez-vous mis en place des droits d'accès aux documents selon les rôles ?

Oui, chacun voit uniquement ce qu’il doit Partiellement Non, tous les documents sont accessibles à tous

5. Vos documents sensibles sont-ils protégés (authentification, traçabilité) ?

Oui, de façon rigoureuse Assez bien, mais pas sur tous les types de documents Non, ils circulent sans contrôle

6. Avez-vous une politique claire de conservation / suppression des documents ?

Oui, avec des règles par type de document Elle existe mais n’est pas toujours suivie Non, nous gardons tout sans distinction

Partie 3 : Automatisation & efficacité

7. Vos circuits de validation (factures, congés, contrats…) sont-ils automatisés ?

Oui, avec une GED comme DocuWare Partiellement, via mails ou outils tiers Non, tout est fait manuellement

8. Utilisez-vous une signature électronique intégrée à vos processus ?

Oui, elle est intégrée à notre GED On utilise une solution séparée Non, tout est encore signé à la main

9. Recevez-vous encore du courrier papier ?

Très peu, il est numérisé dès réception Oui, mais on le scanne parfois Oui, et il est traité manuellement

Partie 4 : Sensibilisation et stratégie

10. Vos équipes sont-elles formées à la gestion électronique des documents ?

Oui, via un programme structuré Quelques personnes seulement Pas encore

11. Avez-vous un plan clair de dématérialisation ou de digitalisation ?

Oui, documenté et suivi Des intentions, mais pas encore d’action concrète Non, ce n’est pas prioritaire pour l’instant